Mit dem Ermächtigungsschreiben können die Projektschulen bei einer Bank ihrer Wahl wegen der Eröffnung eines Schulgirokontos anfragen. Da keine Kostenerstattung durch das Land erfolgt, ist eine kostengünstige Variante zu bevorzugen.

Ein bestehendes Bankkonto (Treuhandkonto) kann nicht in ein „Schulgirokonto im Namen des Landes Rheinland-Pfalz“ umgewandelt werden. Der Grund hierfür ist, dass die Kontoinhaber des bisherigen und des künftigen Kontos nicht identisch sind.
 

Der oder die Bevollmächtigte der Schule (i.d.R. Schulleiterin oder Schulleiter) legt dem Kreditinstitut persönlich einen Ausweis (Personalausweis oder Reisepass), das mit Dienstsiegel versehene Ermächtigungsschreiben, seine oder ihre Steueridentifikationsnummer sowie vorsorglich das Infoblatt für Kreditinstitute vor.

Das Ermächtigungsschreiben legitimiert dazu, das Konto im Namen des Landes eröffnen zu dürfen und ist aus diesem Grund beim Kreditinstitut zur Legitimation vorzulegen.

Die Schulleiterin bzw. der Schulleiter muss diese Selbstauskunft ausfüllen. Bei Fragen wird das Kreditinstitut sicherlich unterstützen.

Es gelten folgende Mindestangaben für die Kontenbezeichnung, ggf. einschließlich Zusatzfeldern:

1. Im Namen muss erkennbar sein, dass das Land Rheinland-Pfalz Kontoinhaber ist. Dies muss sich aus der Kontobezeichnung ergeben.
2. Darüber hinaus müssen folgende Informationen zwingend enthalten sei
   •    es handelt sich um ein Schulgirokonto, Klassenkonto oder Projektkonto für Drittmittel
   •    eindeutige Zuordnung zur Schule (z.B. durch Angabe des Schulnamens in Verbindung mit dem Ort der Schule).

Die unter 2. genannten Informationen müssen nicht zwingend im selben Feld wie der Name des Kontoinhabers („Land Rheinland-Pfalz“) enthalten sein. Wichtig ist lediglich, dass die unter 2. genannten Informationen für den Kontoinhaber sichtbar sind. Beispiele für Bezeichnungen finden sich in dem an die Schule gerichteten Anschreiben.
 

Hat eine Schule mehrere Standorte, so können Schulgirokonten pro Standort eingerichtet werden. Dabei gilt es zu beachten, dass der Standort in der Kontenbezeichnung ersichtlich wird. Die Anzahl der Konten ist auf das notwendige Maß zu beschränken. 

Die Einrichtung eines Schulgirokontos sowie weitere Sachverhalte sind zwingend gegenüber der für die Schule zuständigen Schulaufsichtsbeamtin / dem zuständigen Schulaufsichtsbeamten der Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion anzuzeigen. Im Einzelnen sind anzuzeigen:

• Die Meldung der Einrichtung des Schulgirokontos unter Angabe der Schulnummer und der Bankverbindung. Dies kann per E-Mail erfolgen.
• Im Falle der Einrichtung mehrerer (weiterer) Konten ist der ADD jährlich eine Übersicht aller eingerichteten Konten unter Angabe der Schulnummer und der Bankverbindungen bis zum 31. Januar des Folgejahres zu übersenden. 
• Kartenverlust und –missbrauch sowie andere Unregelmäßigkeiten sind unmittelbar mitzuteilen.
• Es besteht keine Anzeigepflicht für von der Schulleiterin oder dem Schulleiter an Lehrkräfte erteilte Vollmachten.

Das Schulgirokonto im Namen des Landes Rheinland-Pfalz ist ein sog. Drittmittelkonto. Es dürfen nur Finanzmittel von Dritten, die treuhänderisch zur Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags der inneren Schulverwaltung von Schulen oder Lehrkräften verwaltet werden, auf einem Drittmittelkonto geführt werden, wie zum Beispiel:

• vereinnahmte Gelder für Schulwanderungen und Schulfahrten,
• sog. „Anstatt-Leistungen von Eltern“ aus dem Bildungs- und Teilhabepaket (BuT), z. B. für Ausflüge oder Klassenfahrten,
• EU-Gelder im Rahmen von Erasmus+, die als Drittmittel an die Schulen überwiesen und nicht über den Landeshaushalt abgewickelt werden.

Gelder für Aufgaben der Schulträger (äußere Schulverwaltung) dürfen NICHT auf dem Schulgirokonto verwaltet werden.
 

Die Anzahl der Schulgirokonten ist auf das notwendige Maß zu beschränken. Gerade vor dem Hintergrund der ggf. anfallenden Bankgebühren sollte die Einrichtung von Bankkonten restriktiv erfolgen.
Die Zuordnung von Buchungen zu Klassenstufen oder zu Projekten kann über Buchungssysteme bzw. virtuelle Konten erfolgen. 
 

Nein.
 

Drittmittel dürfen NICHT auf Privatkonten der Lehrkräfte verwaltet werden! 
 

Ja. Dazu ist es NICHT erforderlich, dass ein Bankkonto für Drittmittel eingerichtet wird.
 

Auch nach der etwaigen Erteilung von Vollmachten trägt der Schulleiter oder die Schulleiterin die Verantwortung für die Führung der Bankkonten und deren ordnungsgemäße Überwachung.
 

Mit einem Schulgirokonto können Schulen nicht als Gläubiger Forderungen mittels Lastschriftverfahren, z.B. von Eltern, einziehen.
 

Eine kostenlose Kontoführung ist anzustreben. Eine Kostenerstattung durch das Land für etwaige anfallende Gebühren erfolgt nicht.
 

Sollte eine kostenfreie Führung der Bankkonten nicht umsetzbar sein, ist die Finanzierung der Kontoführungsgebühren z. B. über Elternbeiträge oder über den Förderverein sicherzustellen.
 

Schulgirokonten können nur auf Guthabenbasis geführt werden. Demnach sind Überziehungen und Kreditaufnahmen untersagt. Vor Abbuchung von etwaigen Kontoführungsgebühren ist für ausreichend Deckung zu sorgen.
 

Nein. Da die Konten auf Guthabenbasis zu führen sind, ist die Ausstellung herkömmlicher Kreditkarten nicht möglich. Es ist aber zulässig, Prepaid-Kreditkarten ausstellen zu lassen. Sie eignen sich für Auslandsschulfahrten in Staaten, die Girokarten nicht akzeptieren.
 

Um Gebühren zu sparen, spricht nichts dagegen, ein Schulgirokonto für mehrere oder alle Klassenfahrten einzurichten. Bei großen Schulsystemen ist es auch möglich, Schulgirokonten z. B. je Jahrgangsstufe, je Fachbereich oder nach anderen Kriterien einzurichten.
 

Mit den zur Verfügung stehenden Mitteln (EC-Karte, Prepaid-Kreditkarte) können auf eigenes Risiko auch Online Bezahldienste genutzt werden. Das Land haftet nicht für einen eingetretenen Schaden bei Verlusten (z.B. sog. „fake-shops“). Da dieses Risiko besteht, sollte hier sorgsam abgewogen werden.

Die eingeräumte Ausnahmemöglichkeit von der Limitierung der Girokarte auf 2.000 €/Tag ist auf längstens eine Woche bzw. auf die Dauer der Schulfahrt zu beschränken.
 

Wer kein Schulgirokonto im Namen des Landes Rheinland-Pfalz hat, hat die folgenden Möglichkeiten:

• Zahlungsverkehr über den Förderverein der Schule 
  Aus Gründen der Flexibilität könnten die Mittel auf ein Konto eines Fördervereins der Schule fließen. Dabei muss jedoch z.B. sichergestellt sein, dass die Vertragsabsprachen aus einer etwaigen Sponsoringvereinbarung von der Schule eingehalten werden. Zudem bedarf es einer vorherigen, einvernehmlichen Absprache, auf welche Weise die Schulgemeinschaft selbst wieder über die eingezahlten Mittel verfügen kann, ohne an bestehende Vorgaben des Fördervereins (Satzung) selbst gebunden zu sein. 
• Einrichtung eines Treuhandkontos bei der Bank 
  Einige Banken bieten die Möglichkeit, ein Konto auf den Namen einer Lehrkraft einzurichten. Das Konto ist dann als so genanntes offenes Treuhandkonto einzurichten (z. B. Lehrer Hans Mustermann wegen Klassenfahrt 9 b). Diese Form ist im Hinblick auf den Pfändungsschutz unproblematisch, soweit der Treugeber (= Geldgeber) feststeht. Bei einer Klassenfahrtkasse werden dies regelmäßig die Eltern der Schülerin oder des Schülers sein. Denn der Treugeber hat im Falle der Pfändung die Möglichkeit, der Pfändung in dieses Konto zu widersprechen. Nähere Informationen erhalten Sie bei Ihrer Bank. 
• Zahlungsverkehr über den Schulträger 
  Verfügt die Schule über ein eigenes Budget und ein eigenes Schulkonto im Rahmen der kommunalen Budgetierung, bietet sich eine direkte Überweisung auf das Schulkonto an. 
  Bei Überweisungen der Mittel auf ein Konto des Schulträgers, der das Geld der Schule zur Verfügung stellt, müssen gezielte Absprachen, etwa durch Einrichtung eines Sonderkontos, getroffen werden, die sicherstellen, dass die Schulen über die Gelder verfügen können. 

Der Kontoinhaber ist zwar das Land Rheinland-Pfalz, allerdings wird die handelnde Person als Verfügungsberechtigter erfasst und muss aufgrund § 154 AO genauso legitimiert werden wie der Kontoinhaber. Die handelnde Person darf über das Konto im Rahmen seines Auftrages verfügen, weshalb die Angabe der Steueridentifikationsnummer im Sinne des Geldwäschegesetzes ebenfalls zu erfassen ist.

Das Konto kann weiterhin bestehen bleiben. Bei einem Wechsel der Schulleitung ist eine neue Ermächtigung des Landes vorzulegen. Bei einem Wechsel der betreuenden Lehrkraft benötigt die Sparkasse ein Schreiben der Schulleitung mit der konkreten Nennung der bisherigen und neuen Verfügungsberechtigung. Zudem sollte der Widerruf der Bevollmächtigung des bisherigen Vertretungsbefugten aus dem Schreiben eindeutig hervorgehen. Die neue Person wird anschließend legitimiert und als Verfügungsberechtigter eingetragen, daher ist auch von ihr die Steueridentifikationsnummer vorzulegen.