Alle Schulen, die am EU-Programm Erasmus+ teilnehmen und Fördermittel daraus erhalten, sind verpflichtet, öffentlichkeitswirksam (Printmedien, Schulhomepages, Social Media usw.) über ihre Aktivitäten zu berichten. Das EU-Emblem (Flagge) mit dem Zusatz “Kofinanziert von der Europäischen Union” und auch das Programmlogo Erasmus+ mit dem Zusatz “Enriching lives, opening minds” sind bei Veröffentlichungen (z.B. Zeitungsartikeln, Beiträge auf Social Media) und auf der Schulhomepage gut sichtbar einzusetzen. Die Logos sind in verschiedenen Formaten hier zu finden. Des Weiteren bittet die Konsortialleitung auch um die Verwendung des Konsortiallogos. Eine hilfreiche Handreichung mit zahlreichen Tipps für die Öffentlichkeitsarbeit in Ihrer Einrichtung ist hier einzusehen. Durch eine gute Öffentlichkeitsarbeit über die geförderten Projekte tragen die Projektschulen wesentlich dazu bei, die Erfolge dieses Projektes einer breiten Öffentlichkeit zugänglich zu machen, Werbung für die eigene Schule zu machen und gleichzeitig den notwendigen Dokumentationspflichten des ADD-Konsortiums gegenüber der EU nachzukommen. 

Als Teil des ADD-Konsortiums sind die Projektschulen zudem zur Weiterleitung eines Erfahrungsberichts (Artikel) innerhalb von 14 Tagen nach Abschluss einer Mobilität (z.B. Job-Shadowing, Gruppenmobilität) verpflichtet. Die formalen Kriterien, die bei der Erstellung des Erfahrungsberichtes zu berücksichtigen sind, können dem Dokument “In 4 Schritten zum Erfahrungsbericht” entnommen werden. Ferner bittet die Konsortialleitung bei der Gestaltung der Berichte darum, darauf zu achten, dass die besonderen Momente, die in Erinnerung bleibenden Lernerfahrungen und Begegnungen und die wahrgenommenen Stimmungsbilder angemessen zur Geltung kommen.

Der Schutz, die Gesundheit und die Sicherheit der Teilnehmenden von Projekten im Rahmen von Erasmus+ zählen zu den Grundprinzipien des Programms. Alle an Mobilitätsaktivitäten im Rahmen des Programms Erasmus+ Beteiligten (Lehrende und Lernende) müssen gegen die mit ihrer Teilnahme an den Auslandsaktivitäten verbundenen Risiken versichert sein. Für den adäquaten Versicherungsschutz und die Mitwirkung bei der Regulierung von Schadensfällen tragen ausschließlich die Konsortialschulen die Verantwortung. Kosten, die bei einem Auslandsaufenthalt durch mangelnden Versicherungsschutz entstehen, müssen von der durchführenden Schule getragen werden. Da es zahlreiche Versicherungsunternehmen gibt, die für Einzel- oder Gruppenmobilitäten kostengünstige Versicherungspakete anbieten, empfiehlt die ADD-Konsortialleitung von solchen Angeboten Gebrauch zu machen. Das Programm stellt den Projektträgern frei, je nach Projekttyp und je nach auf nationaler Ebene verfügbaren Versicherungsangeboten die am besten geeignete Versicherung auszuwählen. Die Finanzierung aller erforderlichen Versicherungen im Rahmen von Erasmus+-Mobilitäten ist durch die gewährten Fördermittel zu leisten, um finanzielle Nachteile für sozial benachteiligte Teilnehmerinnen und Teilnehmer auszuschließen. In jedem Fall sind die Konsortialschulen zur Sicherstellung eines vollständigen Versicherungsschutzes für Einzel- und Gruppenmobilitäten verpflichtet, der folgende Versicherungsleistungen umfasst:  

• Reiseversicherung für die gesamte Reise (u. a. Reiserücktritt, gegen Beschädigung oder Verlust des Gepäcks)
• Haftpflichtversicherung (einschließlich Berufs- oder Privathaftpflicht)
• Versicherung für Unfälle und schwere Erkrankungen (einschließlich Voll- oder Teilarbeitsunfähigkeit)
• Tod (einschließlich Rückführung bei Projekten im Ausland)

Überschüssige Fördermittel, die sich beispielsweise durch einen Reiseabbruch ergeben, sind der Konsortialleitung rückzuerstatten.  

Im Vorfeld einer geplanten Mobilität ist unbedingt eine Dienstreisegenehmigung zu beantragen. Die Dienstreisegenehmigung dokumentiert die dienstliche Notwendigkeit der Dienstreise und gewährleistet den erforderlichen Schutz durch den Dienstherrn während der Reise. Die Bewilligung einer Dienstreise in das europäische Ausland erfolgt über das die Schule betreuende Referatspersonal der Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion (ADD) und muss auf dem Dienstweg (über die Schulleitung) erfolgen. Die Konsortialleitung setzt das Vorliegen einer Dienstreisegenehmigung vor Antritt der Dienstreise voraus. Die Zuständigkeiten bei Dienstreisen in das In- oder Ausland können Sie hier einsehen.  

In Rheinland-Pfalz gibt es klare verwaltungsrechtliche Vorgaben für internationale Begegnungen. Insbesondere für Schülerbegegnungen mit ausländischen Schülergruppen sind folgende Dokumente von Bedeutung: 

• Verwaltungsvorschrift “Richtlinien für Schulfahrten” vom 02.10.2007
• Hinweise zur Verwaltungsvorschrift “Richtlinie für Schulfahrten” vom 01.10.2024
• Verwaltungsvorschrift “Schülerbegegnungen mit ausländischen Schülern” vom 27.04.1993

Die Berücksichtigung und Einhaltung der Vorgaben ist bei internationalen Projekten zwingend.