Elektronische Kommunikation

Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation bei der Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion (ADD) in Trier

Die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion bestimmt mit den nachfolgenden Regeln die Grundsätze der elektronischen Kommunikation mit der ADD und eröffnet den Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente gemäß § 3a Abs. 1 VwVfG.

1. Elektronische Kommunikation

Die elektronische Kommunikation erfolgt grundsätzlich formfrei, sofern nicht durch eine Rechtsvorschrift spezielle Formen vorgeschrieben sind.

Für eine formfreie, elektronische Kommunikation, für die eine Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben ist (z.B.: Anfragen, allgemeine Mitteilungen, etc.), steht Ihnen unsere folgende zentrale E-Mail-Adresse zur Verfügung:

poststelle(at)add.rlp.de

Weiterhin können an alle auf unserer Internetseite www.add.rlp.de angebotenen oder auf dem Briefkopf der ADD ausgewiesenen E-Mail-Adressen formfreie Nachrichten / Mitteilungen gesendet werden.

Daneben besteht nach Maßgabe des § 3a Absatz 2 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG), welcher über § 1 Absatz 1 des Landesverwaltungsverfahrensgesetzes auch in Rheinland-Pfalz Anwendung findet, die Möglichkeit einer formgebundenen, rechtsverbindlichen, elektronischen Kommunikation (siehe Ziffer 2). Eine formgebundene, rechtsverbindliche Kommunikation ist dann erforderlich, wenn beispielsweise eine Rechtsvorschrift die Schriftform anordnet (wie z.B. bei der Einlegung eines Widerspruchs) und diese durch die elektronische Form ersetzt werden soll.

2. Zugangseröffnung für die formgebundene, rechtsverbindliche, elektronische Kommunikation

Die ADD bietet Ihnen die Möglichkeit zur formgebundenen, rechtsverbindlichen, elektronischen Kommunikation an.

Wir eröffnen diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Regelungen, welche nur für die Kommunikation mit der ADD und nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, andere Behörden etc.) gelten.

3. Regelungen zur formgebundenen, rechtsverbindlichen, elektronischen Kommunikation

Die formgebundene, rechtsverbindliche, elektronische Kommunikation mit der ADD erfolgt über die „Virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz (VPS)“. Die VPS ist ein Internetdienst. Dieser erlaubt einer beliebigen Absenderin/einem beliebigen Absender elektronisch signierte Dokumente, die für ein System der ADD bestimmt sind, nachvollziehbar einzuliefern.

Für eine formgebundene, rechtsverbindliche, elektronische Kommunikation muss Ihr Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein.

Zur Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur benötigen Sie:

  • Eine zugelassene Signaturkarte (lesen Sie hierzu die Informationen auf der Internetseite www.rlp-service.de über den Link „Virtuelle Poststelle“ in den „Technischen Vorgaben der VPS in Rheinland-Pfalz“ (PDF)
  • ein Kartenlesegerät
  • eine Signatursoftware
  • sofern Sie nicht im Besitz einer Signatursoftware sind, können Sie unter www.seccommerce.de/de/produkte/webcontrust/secsigner/secsigner.html eine kostenlose Signatursoftware herunterladen.

Die von uns unterstützten Dateiformate und Signaturkomponenten finden Sie auf der Internetseite www.rlp-service.de über den Link „Virtuelle Poststelle“ in den „Technischen Vorgaben der VPS in Rheinland-Pfalz“ (PDF).

Wichtig!
Bitte prüfen Sie dort, ob wir die mit Ihrer Signatursoftware und Signaturkarte erstellte Datei verarbeiten können.

Die formgebundene, rechtsverbindliche, elektronische Kommunikation mit der ADD kann auf zwei Wegen erfolgen (siehe 3.1 und 3.2 nachfolgend)

3.1 Über das Portal www.rlp-service.de

Sie können die VPS über das Portal www.rlp-service.de nutzen. Dies setzt zunächst voraus, dass Sie sich in einem unkomplizierten Prozess beim rlp-service registrieren. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Freischaltlink. Nach der Aktivierung des Links können Sie die VPS für den oben beschriebenen rechtssicheren Kommunikationsweg nutzen.

Danach steht Ihnen ein webbasierter Zugriff auf die VPS zur Verfügung.

Mit der Nachrichtenerfassung innerhalb der „Virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz“ können Sie über eine gesicherte Internetverbindung Nachrichten an die ADD übertragen und diesen Nachrichten signierte Dokumente beifügen.

Die Registrierung bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie die Übermittlung der rechtssicheren Post durch eine Quittung (dem sogenannten Laufzettel) bestätigt bekommen. Auch für Sie dürfte dieser Nachweis bei einer juristischen Auseinandersetzung von Nutzen sein.

Sofern Sie auch selbst von uns auf elektronischem Wege Dokumente erhalten wollen, ist es notwendig, dass Sie sich hiermit einverstanden erklären. Dazu bedarf es einer Zugangseröffnung Ihrerseits. Diese können Sie als registrierter Nutzer über ihr VPS-Benutzerprofil erklären.

Sie können unter anderem festlegen, ob Sie elektronische Dokumente von allen Behörden oder nur von uns akzeptieren möchten. Des Weiteren können Sie bestimmen, auf welchem Weg Ihnen elektronische Dokumente übermittelt werden dürfen. Sie können wählen zwischen E-Mail (ggf. verschlüsselt) und Ihrem rlp-service-Postfach. Ferner können Sie festlegen, ob Behörden Ihnen Dokumente nur in bestimmten Formaten übersenden sollen oder aber, ob Sie alle Dokumentenformate zulassen möchten.

Mit dem Zugang eines elektronischen Dokuments können Ihnen rechtlich verbindlich Mitteilungen überstellt werden. Beispielsweise kann Ihnen eine Einreichung von Unterlagen aufgegeben werden, damit diese in einem verwaltungsrechtlichen Verfahren berücksichtigt werden können. Eine Nichtbeachtung dieser Aufforderung kann sich dann rechtlich nachteilig auswirken. Sie sollten also im Falle der elektronischen Zugangseröffnung regelmäßig Ihr E-Mail-Postfach oder Ihr rlp-service-Postfach auf neue Eingänge überprüfen.

Darüber hinaus sollten Sie in der Lage sein, die Signatur eines an Sie übermittelten qualifiziert signierten elektronischen Dokumentes verifizieren zu können.

Die Zugangseröffnung ist jederzeit widerruflich und kann von Ihnen im VPS-Benutzerprofil auch wieder deaktiviert werden.

Weitere und nähere Informationen werden Ihnen im Rahmen der Zugangseröffnung angezeigt.

3.2 Per E-Mail an die VPS

Wenn Sie sich nicht, wie in Kapitel 3.1 beschrieben, registrieren möchten, bieten wir Ihnen hiermit alternativ die Möglichkeit, rechtsverbindlich per E-Mail mit unserer Verwaltung zu kommunizieren. Dazu steht Ihnen derzeit ausschließlich folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung:

add(at)poststelle.rlp.de

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass diese Art des Nachrichtenversands nicht gesichert ist. Sofern Sie Wert auf eine vertrauliche Übermittlung legen, empfehlen wir Ihnen, Ihre Nachrichten zu verschlüsseln. Hierzu wird ein öffentliches Verschlüsselungszertifikat der Poststelle zur Verschlüsselung Ihrer Dokumente unter http://www.rlp-service.de/RLPGateway/FVP/FV/middleware/DownloadFiles/RLP-Intermediaer.zip zur Verfügung gestellt.

Wichtig - Absenderangaben!
Vergessen Sie nicht, in Ihrer E-Mail Ihren vollständigen Namen und eine zustellfähige postalische Anschrift zu nennen. Dies ist für die weitere Bearbeitung Ihres Anliegens unabdingbar.

Empfehlung:
Wählen Sie vorzugsweise für Ihre Nachrichtenübermittlung den unter der Ziffer 3.1 dargestellten Weg. Die Vorteile für Sie liegen in der automatisch gesicherten Übermittlung Ihrer Nachrichten sowie in der Zustellung eines Übermittlungsnachweises.

4. Nutzung von Dokumenten der ADD

Mit den unter 3.1 und 3.2 beschriebenen Kommunikationswegen können Sie auch die auf unserer Homepage veröffentlichten Dokumente, die wir Ihnen zum Download bereitgestellt haben, nach entsprechender Bearbeitung an uns übersenden.

5. Unterstützte Dateiformate und Signaturkomponenten

Die von der der ADD unterstützten Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie und formgebundene elektronische Kommunikation sowie die Signaturkomponenten für die formgebundene elektronische Kommunikation finden Sie unter www.rlp-service.de im Download-Bereich des Menüpunktes „Virtuelle Poststelle".

6. Ansprechpartner

Bei Fragen zu der elektronischen Kommunikation mit der ADD wenden Sie sich bitte an:

Matthias Niersbach
Tel: +49(651) 9494-105
Matthias.Niersbach(at)add.rlp.de

7. Hinweise und rechtliche Besonderheiten

7.1 Betreiber der Virtuellen Poststelle

Landesbetrieb Daten- und Information (LDI)
Valenciaplatz 6
55118 Mainz

Tel: +49 (6131) 605-360

Fax: +49(6131) 55-360

7.2 Rechtliche Besonderheiten

Nutzungsbedingungen der Virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz

Die VPS wird durch den oben genannten Betreiber zur Verfügung gestellt. Die Nutzung der VPS erfolgt auf Grundlage der „Nutzungsbedingungen der VPS“, die auf der Internetseite www.rlp-service.de zum Download bereit stehen.

Durch Nutzung der VPS erkennt die Nutzerin/der Nutzer die Bedingungen an.

Sicherheitshinweise

Eine rechtsgültige, qualifizierte, elektronische Signatur kann nur mit Hilfe einer der zugelassenen Signaturkarten erfolgen (siehe 3.). Nur dadurch kann die sichere Identitätsfeststellung der Absenderin/ des Absenders gewährleistet werden.

Die Absenderin/der Absender trägt dafür Sorge, dass weder die Karte noch die PIN zur Erzeugung der qualifizierten elektronischen Signatur in den Besitz eines Dritten gelangen. Alle „elektronisch unterschriebenen“ Dokumente gelten als von der Kundin/dem Kunden übermittelt, für die/den das in der Signaturkarte ausgegebene, gültige Zertifikat ausgestellt ist. Eine dennoch erfolgte, missbräuchliche Verwendung durch einen Unbefugten gilt als von der Absenderin/vom Absender ausgeführt, wenn das Zertifikat zum Zeitpunkt der missbräuchlichen Nutzung gültig war. Für die Absenderin/den Absender gelten im Übrigen die mit dem Herausgeber der Signaturkarte geschlossenen vertraglichen Vereinbarungen.

Gewährleistung/Haftung

Die Nutzung der VPS erfolgt auf eigene Gefahr. Für eventuell auftretende Schäden an Ihrem Computersystem übernehmen wir keine Haftung. Die ADD übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System stets zur Verfügung steht.

Schadensersatzansprüche gegen die ADD sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor.

Datenschutz

Absenderin/Absender und Betreiber sind verpflichtet, alle persönlichen Daten in Einklang mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu behandeln.

Zentrale E-Mail-Adresse
Kontakt

Matthias Niersbach
Tel: +49(651) 9494-105
Matthias.Niersbach(at)add.rlp.de